Chargeback: Alat untuk Mengontrol Biaya Perkapalan

Chargeback secara umum bermakna pembebanan biaya kembali. Di Pertamina khususnya untuk Perkapalan, Chargeback berarti pembebanan kembali biaya perkapalan. Meskipun memiliki arti demikian, namun tujuan utama program ini bukan untuk memindahkan pembebanan biaya perkapalan ke fungsi lain, melainkan untuk melakukan pengawasan biaya antara fungsi penyedia kapal dengan fungsi pengguna kapal.

Chargeback terbagi menjadi 2 (dua), yaitu:

  1. Chargeback untuk Budgeted Vessel      : pembebanan biaya secara otomatis/langsung berkaitan dengan biaya-biaya langsung untuk kapal-kapal yang sudah dianggarkan.
  2. Chargeback untuk Unbudgeted Vessel :
  • Controllable           : Penambahan kapal di luar rencana kerjanya karena memang dibutuhkan (anggaran akan ditarik dari fungsi pengguna tersebut)
  • Uncontrollable     : Chargeback yang dikarenakan hal-hal operasional yang memang tidak dapat dihindari, misalnya yang menimbulkan demurrage. Demurrage yang disebabkan oleh kapal akan dibebankan ke Perkapalan, namun yang disebabkan oleh pengguna kapal akan dibebankan ke fungsi tersebut.

Ide mengenai program ini awalnya muncul karena hampir semua fungsi terkait di internal Pertamina memiliki pandangan yang buruk terhadap Perkapalan, yakni bahwa Perkapalan tidak efisien dan menghabiskan anggaran. Chargeback ingin membuktikan bahwa biaya-biaya yang dikeluarkan Perkapalan sebetulnya tidak hanya digunakan oleh Perkapalan. Hampir 90% dari anggaran tersebut justru digunakan oleh fungsi lain, seperti Fungsi Distribusi, Fungsi Niaga, dan Fungsi Pengolahan.

Dengan adanya Chargeback yang semula telah dikatakan fungsi utamanya adalah untuk mengawasi kewajaran biaya yang dikeluarkan oleh Perkapalan, maka fungsi-fungsi pengguna kapal yang menganggap Perkapalan tidak efisien, dapat mengontrol kebenaran biaya kapal yang mereka gunakan. Jika memang dianggap bahwa biaya-biaya tersebut tidak sesuai dengan biaya yang sebenarnya mereka gunakan, maka fungsi-fungi pengguna kapal dapat mencari atau menyewa kapalnya sendiri dan tidak menggunakan jasa Perkapalan lagi. Hal ini bisa menjadi tantangan bagi Perkapalan untuk berbenah diri dan memperbaiki diri terhadap kritik-kritik yang terlontar untuk Perkapalan.

Selain Perkapalan sebagai fungsi penyedia kapal, fungsi pengguna kapal seperti Distribusi, Niaga dan Pengolahan juga bisa berbenah diri dengan mengoptimalkan pemakaian kapal yang sudah disewa Perkapalan untuk fungsi-fungsi terkait. Dengqn demikian bukan hanya Perkapalan sebagai fungsi penyedia yang harus berbenah diri, fungsi pengguna kapal juga harus mulai waspada karena dengan adanya Chargeback, fungsi pengguna kapal harus lebih waspada dalam memanfaatkan kapal. Jika kapal yang sudah disewa tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh fungsi pengguna, maka “kemubaziran” tersebut merupakan inefisiensi di fungsi pengguna dan akan menjadi beban fungsi tersebut. Dengan demikian fungsi pengguna akan lebih berusaha untuk mengoptimalkan kapal yang sudah disediakan. Selama ini fungsi pengguna kapal seperti ter-“nina bobo”-kan dengan anggapan bahwa dipakai atau tidaknya kapal yang sudah disewa Perkapalan untuk sebuah fungsi, “kemubaziran” yang timbul akan menjadi tanggung jawab Perkapalan.

Chargeback memberikan keuntungan tersendiri, yaitu terciptanya hubungan antara fungsi pengguna dan fungsi penyedia kapal yang terkoordinir dengan baik, spek kapal yang dibutuhkan juga lebih terkontrol, dan internal check antara pengguna dan penyedia kapal berjalan dengan efektif (dan semoga bisa lebih efektif), walaupun belum secara keseluruhan terakomodir dan terimplementasi di sistem. Secara umum, semua fungsi memberikan respon positif terhadap program ini.

Program yang dimulai pada Oktober 2008 ini, hingga saat ini sudah mencapai tahap implementasi (80%) di sistem untuk Budgeted Chargeback. Implementasi untuk Unbudgeted Chargeback masih terkendala karena pihak pengguna kapal belum siap secara finansial di tahun 2009. Selain itu masih diperlukan dukungan parameter lain yang dapat terintegrasi dengan MySAP sebagai parameter utama. Namun diharapkan di tahun 2010 implementasi Chargeback dapat terlaksana penuh.

Diharapkan ke depannya Chargeback dapat berjalan dengan lebih baik dan terkoordinir. Untuk itu dibutuhkan dukungan penuh dari semua pihak, terutama dari Direksi. Dukungan ini tidak hanya diperlukan untuk program Chargeback ini saja, melainkan juga untuk semua program yang dijalankan oleh Korpel Implementasi Strategi Perkapalan. (cr)

1 Komentar

Filed under 1. Shipping

One response to “Chargeback: Alat untuk Mengontrol Biaya Perkapalan

  1. Program Chargeback kedepan akan diaplikasikan kedalam aplikasi MMHydro Movement yang sa’at ini sedang disiapkan oleh fungsi IT Solution.

    Salam

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s